Das Handbuch für ortsunabhängige Unternehmen

Strategien und Werkzeuge für die Digitalisierung und erfolgreiche Zusammenarbeit in Remote-Teams und im Home-Office für KMU, Startups und Solopreneure Kindle Ausgabe

In diesem Ratgeber zeige ich, wie kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich den Wandel zu einem digitalen ortsunabhängigen Unternehmen innerhalb kürzester Zeit umsetzen. Gründer von Startups und Solopreneure erfahren, wie sie ein ortsunabhängiges Unternehmen erfolgreich aufbauen und führen können.


Das Ziel ist es, ein effizienteres Unternehmen zu schaffen, in dem die Mitarbeiter zufriedener sind und ortsunabhängig von überall auf der Welt erfolgreich zusammenarbeiten.

Inhaltsübersicht

Das Buch gliedert sich in mehrere Abschnitte und führt Schritt für Schritt zum ortsunabhängigen Unternehmen. 

  • Dazu betrachten wir zunächst die Herausforderungen und Vorteile des ortsunabhängigen Unternehmens.
  • Dann sehen wir uns Prozesse und Strategien an, wie sich Unternehmen ortsunabhängig organisieren können.
  • Im praktischen Teil stelle ich die wichtigsten Programme für die ortsunabhängige Zusammenarbeit wie Slack, Zoom, Asana, Google Drive, die G Suite, TeamViewer und weitere mit konkreten Tipps und Beispielen vor. Von der erfolgreichen Kommunikation über das Wissensmanagement in Unternehmen bis hin zum Dateiaustausch und Projektmanagement werden alle notwendigen Programme betrachtet.
  • Zum Abschluss betrachten wir dann das wichtige Thema der Firmenkultur und wie die besprochenen Änderungen erfolgreich im Unternehmen umgesetzt werden können.

Programme für die ortsunabhängige Zusammenarbeit

Hier findest du alle im Buch erwähnten Programme und entsprechende Alternativen nochmal verlinkt. Falls du weitere Vorschläge hast, schreib mir gerne eine E-Mail.

Kommunikation

Slack ist ein modernes Chatprogramm für Teams unterschiedlichster Größen und ermöglicht es, Nachrichten und Dateien auszutauschen. Es ist sozusagen ein virtuelles Büro. Es wird mittlerweile von 75% der amerikanischen Top 100 Firmen benutzt und ist für kleine Unternehmen kostenlos.

Slack steht für “Searchable Log of All Communication and Knowledge”. Aus der Abkürzung ergeben sich bereits die wichtigsten Hauptvorteile.

Alle Kommunikation im Unternehmen befindet sich zentral an einem Ort und kann jederzeit von allen berechtigten Mitarbeitern durchsucht werden.

Gmail von Google

Für die meisten kleinen Unternehmen empfehle ich den Einsatz eines professionellen E-Mail-Anbieters wie Google Mail, welches Bestandteil der G Suite für Unternehmen ist.

Für ca. 5 Euro im Monat pro Benutzer gibt es eine der besten Weboberflächen und Spam-Filter am Markt. Aber auch alle herkömmlichen E-Mail-Clients können bequem weiterbenutzt werden. 

Gmail kann mit einer eigenen Domain verwendet werden. 

Zoom ist eine Videokonferenz-Lösung, die besonders einfach zu nutzen ist. Es gibt eine kostenlose Version, die für die meisten Anwendungen ausreichend ist. (Gespräche bis 40 Minuten und 100 Teilnehmer). Danach beginnt der Preis bei überschaubaren 14 Euro im Monat für 100 Teilnehmer und einem Moderator.

Projektmanagement

Asana ist eines der am weitesten verbreiteten Programme für das Projektmanagement und eignet sich für Teams in jeglicher Größe.

Mit Asana können Aufgaben, Mitarbeiter und Projekte verwaltet werden und es kann leicht in Slack und die anderen vorgestellten Programme integriert werden.

Für kleine Teams mit bis zu 15 Mitarbeitern ist Asana kostenlos.

Dateienaustausch

Alle für die Zusammenarbeit relevanten Dateien können in Google Drive abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter hat die notwendigen Zugriffsberechtigungen und es erfolgt eine regelmäßige Datensicherung des zentralen Dateispeichers.

In traditionellen Unternehmen wurde dabei zumeist auf einen Dateiserver im Netzwerk zugegriffen.

In Remote-Teams kann entweder der Zugriff auf diesen Dateiserver von außen per VPN (Virtual Private Network) erfolgen, oder aber es wird auf eine Cloud-Lösung wie Google Drive oder Strato High Drive umgestellt.

Innerhalb von Google Drive können Office-Dokumente erstellt und abgelegt werden. Google Docs für Textdokumente, Google Sheets für Tabellen, Google Slides für Präsentationen und Google Forms für Umfragen.

Die G Suite von Google sind eine Reihe von Anwendungen für Unternehmen zur Zusammenarbeit. Die einzelnen Google Anwendungen sind zwar auch kostenlos nutzbar, allerdings sind diese nur in der G Suite Variante DSGVO-konform! Für Unternehmer, die auf Google-Cloud-Lösungen setzen wollen also unverzichtbar.

Folgende Anwendungen umfasst die GSuite aktuell:
· E-Mail mit Gmail
· Live-Konferenzen mit Hangouts
· Kalender mit Google Calendar
· Dateiverwaltung mit Google Drive
· Office-Anwendungen für Textbearbeitung, Präsentationen, Tabellenverarbeitung und Umfragen
· Benutzerverwaltung

Die G Suite wird auch regelmäßig um weitere Anwendungen und Funktionen erweitert. Dank der einfachen Bedienbarkeit und der geringen Kosten von ca. 5 Euro pro Monat pro Mitarbeiter ist die G Suite für alle Unternehmen eine gute Wahl. Es gibt auch keine festen Vertragslaufzeiten, so dass bequem alles getestet werden kann und die Kosten immer dem aktuellen Bedarf entsprechen.

wetransfer ist eine spezialisierte Lösung für den Transfer sehr großer Dateien, die nicht per Email versendet werden sollten.

Der Anbieter ermöglicht es, in der kostenlosen Version Dateien bis zu 2GB hochzuladen und mit anderen per E-Mail zu teilen. Sobald die Datei hochgeladen wurde, versendet wetransfer.com einen Link an die E-Mail-Adresse des Kunden und dieser kann die Datei sofort herunterladen.

Eine Alternative ist die Datenfreigabe in Google Drive / dem zentralen Dateispeicher.

Wenn kein Büro mehr vorhanden ist oder eine neue Firma ortsunabhängig gegründet wird, gibt es mit getcaya.com einen virtuelle Postweiterleitungs- und Digitalisierungsservice, den man mieten kann. Dort werden Briefe in Empfang genommen, digitalisiert und per E-Mail versand.

Mit Apps wie CamScanner können auch die Mitarbeiter wichtige Belege und Briefe digitalisieren und in entsprechenden Buchhaltungsordnern ablegen.

Langfristig kann so viel Zeit gespart werden und der Papierberg wenigstens dezent in irgendeiner Ecke verschwinden.

Backuptools ermöglichen dir die Sicherung der firmenbezogenen Daten. Cloud-Lösungen wie Google werden sehr wahrscheinlich sicherstellen, dass deine Daten stets verfügbar sind. Aber es geht vor allem um menschliche Fehler wie das versehentliche Löschen wichtiger Dateien. Regelmäßige Backups können diese Schäden eindämmen.

Spanning ist eine spezielle Backup-Lösung für die G Suite, welche sämtliche Daten inklusive E-Mails, Benutzer, etc auf einmal sichern kann und viele weitere Möglichkeiten bietet.

Fernzugriff und -Support

Teamviewer ist eine Fernzugriffssoftware, welche es ermöglicht, von überall auf der Welt auf andere Geräte zuzugreifen. Ein besonderes Highlight ist, dass der Zugriff auch über und auf Mobilgeräte möglich ist.

Um mit TeamViewer auf ein anderes Gerät zuzugreifen, muss lediglich auf beiden Geräten TeamViewer installiert sein. Jedes Gerät kann dann eine eindeutige Nummer und ein Kennwort generieren. Wer diese beiden Daten hat, kann sich dann zu diesem Gerät verbinden.

Über TeamViewer kann dann auf dem entfernten Gerät gearbeitet werden, als würde man lokal davor sitzen.

Virtuelle Whiteboards

Visuelle Zusammenarbeit fördert die Kreativität und macht einige Aufgaben wie ein Brainstorming von Ideen einfacher. In Remote Teams können dazu virtuelle Whiteboards verwendet werden.

Die Grafik-Dateien können exportiert werden und sind somit für alle verfügbar und gesichert, wenn sie auf dem zentralen Dateispeicher hinterlegt werden. TeamViewer bietet ebenfalls eine integrierte Whiteboard-Lösung an.

Firmeninterner Blog

Mit WordPress kann ein firmeninterner Blog gestaltet werden. Er hat die Aufgabe der internen Kommunikation, also einerseits über den internen Blog zu informieren. Andererseits kann mit Hilfe von Blogkommentaren oder speziellen Mitarbeiter- und Teamkategorien im Blog auch ein Informationsaustausch ermöglicht werden.

Eine kostenlose Lösung für den firmeninternen Blog ist das WordPress-Template P2, welches speziell für diesen Einsatz entwickelt wurde.

Der firmeninterne Blog ist nicht zu verwechseln mit der Unternehmenswebseite, welcher der Außenpräsentation dient. Daher sollte der Zugang zum firmeninternen Blog mit einem Passwort geschützt werden.

Wissensmanagement mit einem internen Wiki

MediaWiki ist eine Software für das Wissensmanagement und kommt beispielsweise bei Wikipedia zum Einsatz. Es ist weit verbreitet, funktioniert sehr zuverlässig und dürfte den meisten Benutzern vertraut sein.

Ziel des Wissensmanagements in Unternehmen ist es, dass unternehmensinterne Wissen über Abläufe, Aufgaben, Lösungen und Erfahrungen an zentraler Stelle festzuhalten. Alle Mitarbeiter können diese Informationen sehen und bearbeiten.

MediaWiki kann sowohl lokal auf einem firmeneigenen Server installiert werden, als auch bei gängigen Webhostern, welche teilweise dafür eine einfache grafische automatisierte Installation anbieten.

Zeiterfassung und Termine

Für die Terminverwaltung bietet die G Suite die Möglichkeit, mit Google Calendar einen gemeinsamen Kalender für das Unternehmen oder einzelne Teams und Projekte zu erstellen.

Ein interessanter Service für die Organisation der Arbeitszeiten oder von gemeinsamen Terminen ist ein Tool wie calendly. Dies ist einerseits ein Kalender, wie der vorgestellte Google Calendar, aber darüber hinaus enthält calendly ebenfalls ein Buchungssystem für Terminvereinbarungen.

Toggl und clockify sind Programme zur Zeiterfassung. Beide lassen sich auch direkt in Asana integrieren, so dass dort in der Weboberfläche ein Symbol erscheint, mit dem die Zeiterfassung für eine Aufgabe gestartet bzw. gestoppt wird. Es gibt für beide Programme auch Browsererweiterungen und Apps für den Desktop bzw. das Smartphone.

Beide Programme erlauben die Erstellung von automatischen Auswertungen, beispielsweise wie viel, an welchem Projekt gearbeitet wurde. So kann in Zukunft, wenn ein ähnliches Projekt ansteht, der Aufwand besser abgeschätzt werden.

Zugangs- und Passwortverwaltung

Die mit Abstand einfachste Lösung, die viele der vorgestellten Programme abdeckt, ist es, wenn für den Log-In die Google-Authentifizierung genutzt wird.

Das geht für sämtliche Google Dienste wie Drive, E-Mail oder Office aber auch für externe Dienste wie Asana oder WordPress. So können bequem in der G Suite die Konten, Zugriffe und die Log-In-Daten verwaltet werden.

Für wenige Mitarbeiter und Startups ist das der empfehlenswerte Weg.

Eine Offline-Variante zur Passwortverwaltung ist das Programm KeePass. Dieses wird installiert und dann auf der lokalen Festplatte alle Kennwörter gesichert und mit einem Masterpasswort schützt. Diese Variante ist aber nur für einzelne Mitarbeiter geeignet.

Andererseits gibt es die Cloud-Varianten wie 1password oder keepersecurity, die in der Anwendung wesentlich bequemer sind, weil sie den automatischen Log-In ermöglichen und oftmals mit weiteren Funktionen ausgestattet sind. Dies ist vor allem für Teams geeignet.

Außerdem können bequem weitere Zugänge zur gleichen Ressource erstellt werden, was sich für die (temporäre) Freigabe an Dritte wie beispielsweise Freiberufler eignet.

Webseiten und Ressourcen

Hier findest du eine Liste mit weiterführenden Webseiten, Ressourcen und Empfehlungen zum Thema ortsunabhängige Unterenhmen. 

Quellen aus dem Buch

(Mehrabian & Ferris, 1967): Mehrabian, A., & Ferris, S. R. (1967). Inference of attitudes from nonverbal communication in two channels. Journal of Consulting Psychology, 31(3), 248–252. https://doi.org/10.1037/h0024648

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(vgl. IZA, 2018): Aufruf 29.03.2020:  https://newsroom.iza.org/de/archive/research/homeoffice-auf-dem-vormarsch/

(vgl. Crosbie at al. 2004): Crosbie, Tracey & Moore, Jeanne. (2004). Work-Life Balance and Working from Home. Social Policy and Society. 3. 223-233.10.1017/S1474746404001733. 

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(Vgl. HBR, Overload, 2016): Collaborative Overload, Harvard Business Review, abgerufen 11.4.2020, https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload

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(Vgl. Friedman, 2014): Ron Friedman, 2014, The Best Place to Work – The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace

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(Vgl. RAND, 2016): Why Sleep Matters: Quantifying the Economic Costs of Insufficient Sleep, https://www.rand.org/randeurope/research/projects/the-value-of-the-sleep-economy.html

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(Vgl. Gallup, 2019): Gallup Management Research, https://www.gallup.com/home.aspx 

(vgl. Knight at al., 2010): Knight, Craig,Haslam, S. Alexander

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(vgl. Lachapelle & Tanguay, 2018): Ugo Lachapelle & Georges A Tanguay & Neumark-Gaudet, 2018.

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(vgl. Markovic et al., 2018): Radovic Markovic, Mirjana & Salamzadeh, Aidin. (2018). The Importance of Communication in Business Management. 

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(vgl. Sonnentag at al., 2019):   Sonnentag, S., Eck, K., Fritz, C., & Kühnel, J. (2019). Morning Reattachment to Work and Work Engagement During the Day: A Look at Day-Level Mediators. Journal of Management. https://doi.org/10.1177/0149206319829823

(vgl. Ariely, Wertenbroch, 2002): Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: self-control by precommitment. Psychological science, 13 3, 219-24 

(vgl. Zenger, 1976): (“Responsible Behavior: Stamp of the effective manager,” John Zenger, Supervisory Management, July 1976, pgs. 18-24)

(vgl. MS Research, 2016): Duncan Watts, The Organizational Spectroscope, 2016, abgerufen: 31.3.2020: https://medium.com/@duncanjwatts/the-organizational-spectroscope-7f9f239a897c

(vgl. Doodle, 2019): Doodle Meeting Report 2019, Stand 31.3.2020: https://meeting-report.com/

(Vgl.. Overwork, 2018): Rescue Time, Overworked, abgerufen: 19.4.2020, https://blog.rescuetime.com/overworked/

(Vgl. Glassdoor, 2019): Glassdoor Mission & Culture Survey Supplement, Stand 29.3.2020, https://about-content.glassdoor.com//app/uploads/sites/2/2019/07/Mission-Culture-Survey-Supplement.pdf

(Vgl. Luthans at al., 2009): Luthans, Fred & Stajkovic, Alex. (2009). Provide recognition for performance improvement.. In E.A. Locke (Ed.), Handbook of Principles of Organizational Behavior (2nd ed.). 239-253. 

(Vgl. Adhikari, 2011): Adhikari, Bibhav. (2011). Innovation: Tools to Create Competitive Advantage for Business. SSRN Electronic Journal. 10.2139/ssrn.1874666. 

(Vgl. Monsell et al., 1998): Monsell, S., Azuma, R., Eimer, M., Le Pelley, M., & Strafford, S. (1998, July). Does a prepared task switch require an extra (control) process between stimulus onset and response selection? Poster presented at the 18th International Symposium on Attention and Performance, Windsor Great Park, United Kingdom.

(Vgl. Rogers et al., 1995): Rogers, R. & Monsell, S. (1995). The costs of a predictable switch between simple cognitive tasks. Journal of Experimental Psychology: General, 124, 207-231.

(vgl. Re:Work, 2019): https://rework.withgoogle.com/

(Edmondson, 2013): Amy C. Edmondson, Professorin Harvard Business School, 2013, Teaming: How Organizations Learn, Innovate, and Compete in the Knowledge Economy

(Vgl. Hackmann, 2002): Hackman, J. R. (2002). Leading teams: Setting the stage for great performances. Boston, Mass: Harvard Business School Press.

(Vgl. Edmondson, A. 1999): Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. doi:10.2307/2666999

(Vgl. Edmondson, 2018): Edmondson, Amy C. The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2018.

(vgl. Shadel et al., 2019): William G Shadel, Steven C Martino, Claude M Setodji, Michael Dunbar, Deborah Scharf, Kasey G Creswell, Do graphic health warning labels on cigarette packages deter purchases at point-of-sale? An experiment with adult smokers, Health Education Research, Volume 34, Issue 3, June 2019, Pages 321–331, https://doi.org/10.1093/her/cyz011

(vgl. Brennan et al., 2016): University of Pennsylvania. (2016, December 12). Study shows effectiveness of testimonial warning labels on tobacco products. ScienceDaily. Retrieved April 7, 2020 from www.sciencedaily.com/releases/2016/12/161212105317.htm

(Vgl. Maslow, 1943): A. H. Maslow (1943), A Theory of Human Motivation, Originally Published in Psychological Review, 50, 370-396.

(Vgl. Clark et al., 2015):  Rachel Clark,Michael Freedberg,Eliot Hazeltine,Michelle W. Voss, 2015, Age-Related Differences in the Ability to Learn Configural Responses?, https://doi.org/10.1371/journal.pone.0137260

(Vgl. Kahneman, Tversky, 1979):  Daniel Kahneman, Amos Tversky: Intuitive prediction: biases and corrective procedures. In: TIMS Studies in Management Science. 12, 1979, S. 313–327.

(Vgl.. Rescue Time, 2019): Work Life Balance Study, 2019, abgerufen 19.4.2020, https://blog.rescuetime.com/work-life-balance-study-2019/

(Vgl. Ikea, 2020): https://ikea.jobs.cz/en/vision-culture-and-values/

(Vgl. Thaler, Sunstein, 2009): Thaler, R. H., & Sunstein, C. R. (2009). Nudge: improving decisions about health, wealth, and happiness. Rev. and expanded ed. New York: Penguin Books.

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